Getting Things Done: The Art of Strese-Free Productivity

読んだ日：2018/2/4

2回目：2020/03/30

https://gyazo.com/a067ba679b404e740d5a4712f75f52fd

いつだって考える時間なんてない。あらかじめ考えておくことだ（p.96）

p.286

月曜日の午前10時26分にあなたが会社にいたとしよう。

クライアントから突然電話がきて30分話し込み、とったメモが3枚になった

11時には会議に出ないといけない

昨日は妻の両親と外出し、疲れている。あとで義父に話さないといけないことがあったはずだが、何だっけ？

今、アシスタントが速達便を2つデスクに置いていった、緊急の会議の案件が3つあるがどうしますかとつっつかれた。

2日後に会社の戦略を練る大きな会議が控えていて、考えをまとめておかないといけない

そういえば、車の燃料が切れかけていたな

朝上司とすれ違ったときに、昨日のメールに対する意見を15:00の会議前に聞かせて欲しいと言われた

こんなときにあなたが次にするべきことは何か、答えられるだろうか？

要約

GTDを実行したときのうれしさ

安心して目の前の仕事にうちこめる（それが今できるベストであると確信して作業ができる）

「何の仕事をしなくちゃいけないんだっけ？」という状態にならない

頭の中には、今対処していること以外には何もない

人生でやらなければならない大きな課題について考えることができるようになる

「何かをしなければ」という曖昧な焦りから解放される

要点

目標に対してやるべきこと（物理的に実行可能なタスク）を洗い出しておく

これは差し迫った状況になればみんなやっているが、GTDでは日頃から習慣的に考える（p.338）

「考える」は物理的タスクではない。アウトプットが伴っていなければいけない

考えるために本を読む・考えてアイデアを10個出す などならOK

日々は「実行可能なタスク」を淡々と実行する

忙しいときには忙しいときにできるリスト

この、「実行可能なタスクリスト」を作成・管理・メンテナンスする方法がGTD

「いまやらなくていい（が将来やりたい）タスク」も管理されているので、忘れる心配がない

人生における長期的な目標も、明日買わなければいけないミルクのことも一つのシステムで管理する

1-1 要約：「ちゃんとタスクを管理するための方法がGTD」

現代、やるべきこと多い

しかも、なにかをしてるときに横から仕事増えたり、家に帰ってあれやんなきゃとか考えてしまうの不可避。気になってしまって効率下がる

これはタスクが整理されていないのが原因

どうすれば目の前の仕事に集中できる？

行動こそが管理すべきもの p.48

どうやってリストを作る？

漏れがあってはいけない

安心してそれ以外のタスクを意識から追い出せない

GTDではすべてのToDoリストを作成する

タスクに対して、2つのことがわかっていなければ仕事は進まない (p.48)

結果：「やり終えた」とはどういう状態か

行動：やっているとはどういう状態か

GTDでは結果に対して近づくための「次の行動」を管理し、実行していく

GTDに必要なもの

p.137

p.145 ファイリング

60秒以内にファイリングできるようにしておく

手軽く・簡単にできるものでなければあなたは整理しない

定期的にメンテナンスしておくのも同じぐらい重要

資料は有効活用できなればいけない。死蔵は無価値。

なので、膨大な情報でも俯瞰できなくちゃだめ

この観点では、「検索できるから整理しなくていいや」は最適ではない

p.147 一般資料のファイリング

保存スペースが確保できて、素早くちゃんとみつかるならなんでもいい

しかし、経験的には数が増えると見当たらなくなる

物理的にはフォルダをトピック・人物・プロジェクト・会社に分けて（別々の場所に保管して）、それぞれ五十音順に整理する

とりあえず保存していても有効活用できないと無意味

「検索できるんだから整理しなくたって大丈夫」と考えるのはお世辞にも最適なシステムとは言えない

膨大な資料でも、なんらかの効果的な方法で分類し、全体をさっと俯瞰できるようになっていなければならない

細部のイメージが曖昧ではないか？

イメージが明確であっても、どのようにやるべきかが十分考えてない

次に取るべき行動は何？誰がやる？

今すぐできるものはなに？

1-2 GTDの手法

タスクをカテゴリ分類する。言い換えれば、インボックスを空にする

「具体的に行動ができるリスト」ができる

TODO 図

見極めはInboxの上のものからやっていく。選ぶと全部がはけなくなってしまう

1つにかけていい時間は2分（目安）

見極めるためのフローチャート

次のうちどれにあてはまる？

行動を起こすべき？

いまは行動しなくていい

いつかやる（incubate）

リマインダを設定して、必要なときに思い出せるようにする

実践：ps-Someday

Things: Someday or やる日の指定

p.244 読みたい本や旅行したい場所とかがたまる。必要なときにみたいなら「資料」。リマインドとして定期的に見直したいなら「いつかやる」

❌ あとで判断したいものを入れる

判断しなくなる

いつか必要になる資料

実践：Scrapboxにいれておく

60秒以内にファイリングできるようにする

実はやらなくてもいいゴミ（削除）

迷ったときは捨てる/取っておくか決めておく

実践：迷ったらScrapboxに突っ込む

行動するべきなら、「次に取るべき行動」を具体化する

❌「会議をセッティングする」

「○○にメールをする」のようにしなければならない

❌「○○について何をするか決める」

「決断」は物理的な行動ではない。決断にいたるために「スーザンに電話して意見を聞く」「新しい組織についてアイデアを出す」などのステップがあるだろう

行動について問いに答えていく

2分以内でできる

今やる

自分でやるべきでない

他人に依頼する

「メールを送る」

連絡待ちリストに追加する

特定の日に必ずやるべき

カレンダー予定を追加する

❌：この日に「やりたい」こと書いてはいけない

定期的に確認してやることを見極められる状態にする

プロジェクト自体を実行することはできない！

次に取るべき行動リスト

見極めはどういう性質のタスクか判断すること

整理は見極められたタスクを適切な場所に分類すること

整理

2章では見極めた分類について説明しているだけで整理について具体的な説明はない。7章で説明されている。

見極めたものを意味で分類するために試行錯誤するフェーズが整理

意味の異なるものを混同してまとめてはいけない

しかし、見極めが終わったとき、意味が自明でないものも多い

整理できていない例

読みたい本ととっておきたい資料がごっちゃになっている

読みたい本は読まれない

カレンダーに書くべきことが次にすることリストに入っている

気になって次にすることリストを何度も見返してしまう

やるつもりもないことが次にすることリストに入っている

チェックのたびに余計なことを考えてしまう

見極めフローチャートで残ったものは保留リストに入っているので、適切なカテゴリに分類する

どうやって「正しい場所に分類」したらいい？

状況の例：オフィスでやることなのか？自宅でやることなのか？PCがないとできないのか？電話が必要か？など

@Office @Home @PC @Tel のようなリストを作っておく（見極めの段階で作ってしまう）

どんなタグがあるか忘れるという問題もある。バランスが必要（こういう試行錯誤が個人によって異なる）

カテゴリの分類を物理的なフォルダでやろうとするので、「複数の状況」を行動に付与できない

プロジェクトの見直し

「いつかやる」に移動できるタスクはないか？

「時期が来るまで判断しない」という判断をする

時期が来たときに思い出せれば今は気にしなくてもいい決断をカレンダーに書いて忘れる

日別ファイル31個 + 月別ファイル12個

毎日特定の日のファイルをInboxに入れる。（月初には月別ファイルがInbocにおかれる）

p.220

プロジェクトリストは望んでいる結果

普段は意識しない。普段意識するのはnext action

見落としがちなプロジェクト

問題は常にプロジェクト

「プロジェクト」を整理する上で大事なこと

「プロジェクト」自体に見落としがないこと

プロジェクトを完遂するための全ての行動が把握できていること

定期的に更新できる

優先順位をつける必要はない。

大きなプロジェクトの管理方法

「家をリフォームする」は大きなタスクなので「キッチンをリフォームする」などのサブプロジェクトがありそうだが、独立すべきか？

p.228 分類方法は重要ではない。柔軟に変えてOK

週次レビューで違和感があれば変更

とりあえずどっちかで分類しておく

p. 234

不要なアイデアは削除せよ

p.236

資料が他の分野とかぶってたらどうする？

例：「垣根に関する面白い記事」があったとして、「家」の一般資料にするか「庭いじり」の専門資料を置く場所どっちにおけばいい？

基本的に「一般資料」に分類するほうがよい

専門資料は例外的

更新

定期的に見直して最新の情報に更新する

陳腐化すると信頼がおけないシステムになる

「全てを管理できている」という安心感がなくなると頭で記憶するという段階に戻ってしまう

どれぐらい時間をかけますか？ p.262

自分が自信を持てるまでいくらでもかける

まとまった時間を取るというよりは、常に更新を意識している

整理までができていれば更新はすぐ終わる

高頻度：今日が期限の仕事が終わったら、次にやるべきリスト（ps-Daily）を眺めて更新

+ naタグのスマートリスト

低頻度：プロジェクトリスト、いつかやるリスト、まちリスト

やり方

日々のチェック

カレンダーは毎日見る。今日活動できる時間がわかる

状況に応じた「次にとる行動」を見る。なにをするのがベストか判断する

@Office

選択する

「いまは水曜日の午前9時です。いまなにをすべきですか？」に答えられるようになる

行動の選択

https://gyazo.com/a6fa9dc87edd63f6cc58acb7c6dd390d

選択基準：いくつかできることがあったときにそれからどれを選ぶのか

物理・精神的制約

https://gyazo.com/6c9356bc69fa6825b0df33b9ae776490

状況

状況のリストを作っておくと、気になることをリストに入れる次点で「やるべき状況」がきまる

ユースケース

会議が15分遅れたとする。@telのリストがあれば、タスクを1つこなせる。@read/reviewの読み物が読めるだろう

赤ちゃんを見守らなければいけないときには、あまり集中する必要がない行動（検索とか）

状況は人によって違うので、ここは個人で色々変わる

@頭を使わないタスク

行動をとったときに感じる気持ちで分ける @奉仕 @生活の安定 @富の構築

リストに入っているが、それ以外のものと区別したい場合には新しいリストを作ってもよい

注意：あらゆる角度から見渡せるのが理想だが、細かすぎるとシステムの維持がハイコストになるのでバランスをいい感じに調整する

「次に取るべき行動」は100個とかあるので、ある程度は整理しておかないと困る

使える時間

時間見積もりが書いてあれば、カレンダーを見て隙間時間で調整できる

気分転換にも使える（重い行動が終わったから、気晴らしにすぐ終わる行動をやろう）

使えるエネルギー

気力が尽きたときに重い行動をやるのは賢明ではない

細々したことをやろう 例：軽い読み物、不要なファイルの選別

ベストコンディションではなくても生産性は維持できる

優先度：できなかったものを納得するには？

状況・時間・エネルギーでフィルタして残ったものから、優先度が最も高いタスクをやる

優先度を決める価値関数は人によってちがう

これを決定するために高い視点が必要になる

優先度の決め方

何かが他のものよりもなんらかの指標重要であると判断する

仕事（プライベート含めて。やるべきこと）の種類

予定された仕事

Next Action or カレンダーにある仕事

予定外の仕事

だいたいこれに忙殺されてほかを放置する

全てのやるべきことが事前に把握できていれば、入ってきた仕事の優先度を決定できる

「更新する」を定期的に実施しないと準備不足で予定外の仕事が飛び出てくることになる

仕事を見極める仕事

すんでいないことをシステムに移譲できれば、タスクがスムースに切り替えられるようになる

同時にできることは1つだが、1度に4人に立ち向かう武闘家は注意を素早く切り替えている

優先度を水平のレベル（全体のタスクの中での位置づけ）で考える

Ground Level

いまやらなくてはならないこと

トップダウンの限界

人生の目的から逆算していけば無駄なことはしなくなるが、そもそもGround ldvelがそれなりに管理できていないと上のレベルですっきりと思考できない

現実を整理して漠然とした将来像について考えやすくするためにボトムアップで始めるのがすすめ

乗っている船が沈みそうなときに正しい方向に進んでいるかとか考える余裕はない

1-3 垂直的な視点と水平的な視点

水平的な視点（ほとんどコレでうまくいく）

気になること全てをみつつ先を見通す視点

結果を明確にする

達成に近づくために具体的行動を定義する

4-9章で説明されるのはこれ

垂直的な視点

段階的に気になることを捉えなおしてシステムに組みなおす方法

なぜできないのか？

無限に湧いてくるアイデアを管理するシステムがない

だからボトムアップのアプローチを採用している

現在やるべきことを管理できていないと感じていると、真剣にプランニングに取り組む気になれない

手法

ナチュラルでないプランニングモデル

目的やアイデアが整理されていない状態での「何かいいアイデアがあるか？」という問い

先にさまざまな可能性を洗っておく必要がある

整理・会議・情報収集

実践

プロジェクトについて知りたいことや保管しておきたい情報はあるか？アイデアを考えたり活用できるか？

プランニングをどこまでやるべきか

気にならなくなるまでやる。

8割は単純作業、15%は手を使ってアイデアを書くことが必要（スピーチ、会議の議題）、5%は垂直な視点でじっくり考えることが必要 p.123

もやっとしていたら、プランニングの手順を遡れ。

NG集

方向が定まらないままアクションをおこす

プランが不明瞭ならブレインストーミングをする

プランニングをやりなおす。目的ははっきりしていても細部のイメージがちゃんとしていないかも。

チェックリスト

高いレベルでのチェックリストを定期的に見返すと、目指すべき方向がはっきりしてくる（p.255）

人間関係

コミュニケーション

キャリアの目標

健康

表現

組織でGTDをする

p.332

p.361

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